Standardiseringsportalen

IKT-standarder i offentlig sektor

Anvendelsesområde

Arkivstandarder

Anvendelsesområdet gjelder behandling av offentlige virksomheters arkiv og bruk av Noark-standardene.

 

Nærmere om anvendelsesområdet

Anvendelsesområdet som her omtales er behandling av offentlige arkiv. Det gjelder krav til materiale som skal avleveres til riksarkivaren, det gjelder krav til periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv, fremfinning i elektronisk journal og arkiv fra avsluttede perioder og klargjøring av elektronisk journal og arkiv for deponering i arkivdepot.

Bruk av standarder på området

Det er obligatorisk for offentlige virksomheter som bruker journal- og arkivsystem å basere disse på Noark-standarden. Arkivforskriftens § 2.9 sier følgende: "For elektronisk journalføring skal offentlege organ normalt nytte eit arkivsystem som følgjer krava i Noark-standarden".


Alle journal- og arkivsystem som brukes i forvaltningen, skal som en hovedregel tilfredsstille Noark-kravene og være godkjent av Riksarkivaren. Alle Noark-5-baserte løsninger skal derfor godkjennes av Riksarkivaren før de kan tas i bruk.


Noark-5 (Arkivverket 2009) erstatter Noark-4, men skal være bakoverkompatibel med Noark 4 i den betydningen at det skal være mulig å migrere arkiver fra systemer basert på den eldre standarden til den nye. Dette er det tatt hensyn til både når det gjelder oppbygningen av arkivstrukturen og metadataene som defineres. Et eksempel på dette er at enhetene arkiv og arkivdel fremdeles er beholdt i arkivstrukturen.

Forvaltningen vil ikke bli pålagt å gå over fra Noark-4-baserte til Noark-5-baserte system fra en bestemt dato. Riksarkivarens holdning er at forvaltningen til enhver tid må velge de innretninger for journalføring og arkivering som, innenfor arkivlovens rammer, er mest tjenlig for organet. I dette ligger at for visse forvaltnings- eller saksområder kan det fortsatt være hensiktsmessig med papirbasert journal og arkiv, mens andre har behov for å benytte fagsystem med funksjonalitet basert på kjernekravene i Noark 5.


Ved nyutvikling av system eller funksjonalitet for journalføring og arkivering skal utviklingen baseres på gjeldende versjon av Noark-5, ikke på Noark-4. For fagsystem og andre system hvor det er behov for å etablere en avgrenset, rendyrket journal- og arkivfunksjonalitet, skal kjernekravene i Noark-5 være oppfylt. For de tilfeller der en Noark-4-leverandør ønsker å "løse opp" systemet i forhold til de krav som stilles i Noark-4, skal det nye systemet / den nye versjonen av systemet som et minimum tilfredsstille kjernekravene i Noark-5.

På bakgrunn av den overgangsordningen Riksarkivaren har gitt settes gjeldende versjon av Noark-5 (Arkivverket 2009) til obligatorisk standard, mens Noark-4 settes til under utfasing.


Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver § 8-17 beskriver godkjente dokumentformater ved avlevering og deponering. Dokumentformatene er beskrevet nedenfor, og er etter denne forskriften påkrevd ved avlevering og deponering.

Elektroniske dokumenter med tekst og bilde eller grafikkobjekter kan være lagret i følgende dokumentformater ved avlevering og deponering:

  • Som ren tekst: UTF-8 (ISO/IEC 10646-1:2000 Annex D) eller ISO 8859-1:1998, Latin 1. ISO 8859-1:1998, Latin 1 kan erstattes med ISO 8859-4:1998, Latin 4 for samiske tegn.
  • TIFF - Tag Image File Format versjon 6, med de presiseringer som fremgår av forskriftens § 8-18.
  • XML - Extensible Markup Language versjon 1.0, med de presiseringer som fremgår av forskriftens § 8-19.
  • PDF/A - ISO 19005-1:2005, versjon 1a eller 1b («Conformance Level» A eller B). PDF/A erstatter Adobe PDF, jf. forskriftens § 8-20 tredje ledd.

For digitale fotografier, kart, video-, og lydsekvenser aksepteres følgende formater:

  • Fotografier og bilder: TIFF versjon 6 og JPEG (ISO 10918-1:1994).
  • Kart: TIFF versjon 6 og SOSI versjon 2.2 (1995) eller nyere.
  • Video: MPEG-2 (ISO 13818-2.)
  • Lyd: MP3 (ISO 11172-3), PCM eller PCM-basert Wave. Valget mellom disse lydformatene skal i hvert tilfelle være avtalt med Arkivverket før deponering eller avlevering.

Fremstillingen av arkivversjoner med komprimerte JPEG-filer, MP3 lydfiler og MPEG-2 videofiler skal skje slik at det ikke medfører ytterligere komprimering og svekket bilde- eller lydkvalitet.
Der forskriften gir valgfrihet, bør det benyttes et dokumentformat som også er anbefalt for andre anvendelsesområder.

Frist for å tilpasse seg spesifiserte standarder for bruksområdet

Kravene er gjeldende.

Eventuelle unntak er knyttet til arkivforskriftens formulering i §2.9, ”skal normalt nytte". Det innebærer at et organ må kunne gi en skikkelig og overbevisende begrunnelse dersom det mener at et system basert på Noark-standarden ikke passer deres behov.

Hvordan tilfredsstille dette (veiledere)

Riksarkivaren er ansvarlig for å vedta krav og veilede rundt dem. Deres veiledningsmateriell finnes her:

Relevante standarder

Kontaktperson
Kristian Bergem
Telefon: +47 907 86 438
Ansvarsområder: Sikkerhet, Dokumentstandarder
Helge Bang
Telefon: +47 911 36 792
Ansvarsområder: Standardisering, Grønn IT, Universell Utforming, Tegnsett